ماهو طريقة Kanban -كانبان لإدارة وتحسين الخدمات

ماهو طريقة كانبان لإدارة وتحسين الخدمات

تعريف

طريقة Kanban هي وسيلة لتصميم وإدارة وتحسين أنظمة التدفق للعمل المعرفي. تسمح الطريقة أيضًا للمؤسسات بالبدء بسير عملها الحالي ودفع التغيير التطوري. يمكنهم القيام بذلك من خلال تصور تدفق العمل ، والحد من العمل الجاري (WIP) والتوقف عن البدء والبدء في الانتهاء.

حصلت طريقة كانبان على اسمها من استخدام كانبان – آليات الإشارات المرئية للتحكم في العمل الجاري لمنتجات العمل غير الملموسة.


معروف أيضًا باسم

مصطلح عام للأنظمة التي تستخدم طريقة كانبان هو التدفق – يعكس أن العمل يتدفق بشكل مستمر عبر النظام بدلاً من تنظيمه في مربعات زمنية مميزة.


عندما ينطبق

يمكن استخدام طريقة Kanban في أي إعداد عمل معرفي ، وهو قابل للتطبيق بشكل خاص في المواقف التي يصل فيها العمل بطريقة غير متوقعة و / أو عندما تريد نشر العمل بمجرد أن يصبح جاهزًا ، بدلاً من انتظار عناصر العمل الأخرى.


قيم طريقة Kanban

تتبنى الفرق التي تطبق Kanban لتحسين الخدمات التي تقدمها القيم التالية:

الشفافية – تعمل مشاركة المعلومات بشكل مفتوح باستخدام لغة واضحة ومباشرة على تحسين تدفق قيمة الأعمال.

التوازن – يجب موازنة الجوانب ووجهات النظر والقدرات المختلفة من أجل تحقيق الفعالية.

التعاون – تم إنشاء كانبان لتحسين طريقة عمل الأشخاص معًا.

التركيز على العملاء – تهدف أنظمة كانبان إلى تحسين تدفق القيمة للعملاء الخارجيين عن النظام ولكن قد يكونون داخليين أو خارجيين للمؤسسة التي يوجد بها النظام.

التدفق – العمل هو تدفق مستمر أو عرضي للقيمة.

القيادة – القيادة (القدرة على إلهام الآخرين للعمل من خلال القدوة والكلمات والتفكير) مطلوبة على جميع المستويات من أجل تحقيق التحسين المستمر وتقديم القيمة.

الفهم – المعرفة الذاتية الفردية والتنظيمية لنقطة البداية ضرورية للمضي قدمًا والتحسين.

الاتفاق – يلتزم كل من يشارك في النظام بالتحسين ويوافق على التحرك المشترك نحو الأهداف مع احترام واستيعاب الاختلافات في الرأي والنهج.

الاحترام – تقدير الناس وفهمهم وإظهار احترامهم لهم.


مبادئ طريقة Kanban

مبادئ إدارة التغيير

تم تصميم Kanban لمعالجة الميل البشري لمقاومة التغيير.

  • ابدأ بما تفعله الآن – افهم العمليات الحالية كما تتم ممارستها فعليًا واحترم الأدوار والمسؤوليات والمسميات الوظيفية الحالية.
  • توافق على متابعة التحسين من خلال التغيير التطوري
  • تشجيع الأعمال القيادية على كل المستويات

مبادئ تقديم الخدمة

تقر هذه المبادئ بأن المنظمات هي مجموعة من الخدمات المترابطة ، وتضع التركيز على العمل ، وليس الأشخاص الذين يقومون بالعمل.

  • فهم والتركيز على احتياجات العملاء وتوقعاتهم
  • إدارة العمل دع الناس ينظمون أنفسهم حوله
  • تطوير السياسات لتحسين نتائج العملاء والأعمال

الممارسات

تعتبر الممارسات التالية أنشطة أساسية لإدارة نظام كانبان.

تصور

تستخدم أنظمة كانبان آليات مثل لوحة كانبان لتصور العمل والعملية التي يمر بها. لكي يكون التصور هو الأكثر فعالية ، يجب أن يظهر

  • حيث يوافق في العملية فريق يعمل على خدمة ما على القيام ببند عمل محدد (نقطة التزام)
  • حيث يقوم الفريق بتسليم عنصر العمل إلى العميل (نقطة التسليم)
  • السياسات التي تحدد العمل الذي يجب أن يوجد في مرحلة معينة
  • حدود العمل قيد التقدم

الحد من العمل الجاري

عندما تضع حدودًا لمقدار العمل الجاري في نظام ما وتستخدم هذه الحدود لتوجيه وقت بدء العناصر الجديدة ، يمكنك تسهيل تدفق العمل وتقليل المهل الزمنية وتحسين الجودة وتقديمها بشكل متكرر.

إدارة التدفق

يجب أن يزيد تدفق العمل في الخدمة من قيمة التسليم إلى الحد الأقصى ، ويقلل من المهل الزمنية ، وأن يكون قابلاً للتنبؤ قدر الإمكان. تستخدم الفرق التحكم التجريبي من خلال الشفافية والتفتيش والتكيف من أجل تحقيق التوازن بين هذه الأهداف المتعارضة. يتمثل أحد الجوانب الرئيسية لإدارة التدفق في تحديد ومعالجة الاختناقات والعوائق.

اجعل السياسات واضحة

تساعد السياسات الصريحة في شرح عملية تتجاوز مجرد سرد المراحل المختلفة في سير العمل. يجب أن تكون السياسات متفرقة وبسيطة ومحددة جيدًا ومرئية ومطبقة دائمًا وقابلة للتغيير بسهولة من قبل الأشخاص العاملين في الخدمة. تتضمن أمثلة السياسات: حدود العمل قيد التقدم ، وتخصيص السعة ، وتعريف المنجز ، والقواعد الأخرى لعناصر العمل الموجودة في المراحل المختلفة في العملية.

تنفيذ حلقات التعليقات

حلقات التغذية الراجعة هي عنصر أساسي في أي نظام يتطلع إلى توفير التغيير التطوري. تم وصف حلقات التعليقات المستخدمة في كانبان في قسم دورة الحياة.

تحسين بشكل تعاوني ، تطوير تجريبيًا

يبدأ Kanban بالعملية كما هو موجود حاليًا ويطبق تحسينًا مستمرًا وتزايدًا بدلاً من محاولة الوصول إلى هدف نهائي محدد مسبقًا.


الأدوار

بالنظر إلى نهج Kanban لبدء العملية الحالية وتطويرها ، لا توجد أدوار مطلوبة بشكل صريح عند اعتماد Kanban. استخدم الأدوار التي لديك حاليًا في فريقك.

هناك نوعان من الأدوار التي نشأت في الممارسة والتي تخدم أغراض معينة. من المحتمل جدًا أن يتم شغل هذه الوظائف من قبل شخص ما في دور حالي كما هو مذكور أدناه.

مدير طلب الخدمة

يفهم احتياجات وتوقعات العملاء ، ويسهل اختيار وترتيب بنود العمل في اجتماع التجديد. غالبًا ما يتم ملء هذه الوظيفة من قبل مدير المنتج أو مالك المنتج أو مدير الخدمة.

مدير خدمة التوصيل

مسؤول عن تدفق العمل لتسليم عناصر محددة للعملاء. يسهل اجتماع كانبان وتخطيط التسليم. تتضمن الأسماء الأخرى لهذه الوظيفة مدير التدفق أو مدير التسليم أو مدير التدفق.

اقراء ايضاً: ماهي طريقة Scrum – سكرم


دورة الحياة في طريقة Kanban

نظرًا لأن عناصر العمل تميل إلى التدفق عبر نظام كانبان في تدفق قطعة واحدة ، ويختلف كل نظام فيما يتعلق بالمراحل في سير العمل ، فإن أفضل طريقة لوصف دورة حياة طريقة كانبان هي عبر حلقات الملاحظات المتضمنة.

حلقات التغذية الراجعة (الإيقاعات) هي:

مراجعة الإستراتيجية (ربع سنوي)

حدد الخدمات المراد تقديمها والسياق الذي تكون فيه تلك الخدمات مناسبة.

مراجعة العمليات (شهريا)

فهم التوازن بين الخدمات وعبرها ، بما في ذلك نشر الأشخاص والموارد لتحقيق أقصى قدر من القيمة

مراجعة المخاطر (شهريًا)

فهم والاستجابة لمخاطر التسليم في الخدمات

مراجعة تقديم الخدمة (نصف أسبوعيًا)

فحص وتحسين فعالية الخدمة. هذا مشابه لأثر رجعي يركز على تحسين نظام كانبان.

اجتماع تجديد (أسبوعي)

حدد العناصر التي سيعمل عليها الفريق وحدد عناصر العمل التي يمكن تحديدها بعد ذلك. هذا مشابه لاجتماع التخطيط للعدو أو التكرار.

اجتماع كانبان (يومي)

يقوم فريق يعمل في خدمة بتنسيق أنشطتهم لهذا اليوم. هذا مشابه للوقوف اليومي.

اجتماع تخطيط التسليم (لكل إيقاع التسليم)

مراقبة وتخطيط عمليات التسليم للعملاء.

المصدر: agilealliance